Od papírových deníků k přehledné digitální evidenci servisních zakázek

S majitelem společnosti Komplet služby s.r.o., Františkem Hanzlíkem, jsme si povídali o tom, jak firma dříve evidovala své zakázky, co bylo hlavním impulzem pro přechod na digitální řešení a jak dnes v praxi využívá elektronický stavební deník Buldo.

Komplet služby s.r.o. působí na trhu už více než 13 let a specializuje se především na facility management, správu a údržbu areálů, rekonstrukce a potrubářské práce. Firma realizuje především menší zakázky ve velkém množství – typicky servisní práce a opravy, kde je klíčová rychlost, přehled a možnost se kdykoliv vrátit k historii zásahů.

Když se evidence začne rozpadat – papírové deníky a Excel

Před zavedením Bulda firma evidovala zakázky pomocí ručně psaných stavebních deníků a tabulek v Excelu. Každá zakázka měla vlastní fyzickou dokumentaci, což se při větším počtu zakázek rychle ukázalo jako neudržitelné.

Největším problémem bylo množství knih a zápisníků, ve kterých bylo obtížné se orientovat. Informace byly roztříštěné, nejednotné a zpětné dohledání konkrétních prací bylo časově náročné.

Hlavním impulzem pro hledání digitálního řešení byla potřeba rychlejšího a přehlednějšího systému, který by umožnil mít všechny zakázky na jednom místě a zbavit se ruční administrativy.

Proč padla volba právě na Buldo

Výběr aplikace Buldo byl zpočátku spíše náhodný, ale rozhodující byla zkušenost s demo verzí.

„Rozhodl jsem se na základě spokojenosti s demo verzí. Hned mi bylo jasné, že tohle je přesně to, co potřebujeme.“
— František Hanzlík, majitel společnosti Komplet služby s.r.o.

Zásadní roli hrála jednoduchost a možnost vést více staveb v jednom systému, bez složitého nastavování nebo dlouhého školení.

Zavedení Bulda do každodenní praxe proběhlo velmi rychle a bez komplikací. Během několika dnů se v aplikaci pan Hanzlík zorientoval a začal ji aktivně používat.

Jak Buldo funguje v každodenní praxi

Dnes firma využívá elektronický stavební deník Buldo především pro každodenní servisní práci a její evidenci. Klíčovou funkcí je denní zápis do stavebního deníku, který slouží jako centrální místo pro všechny informace o zakázce.

Z pohledu řízení a plánování sice Buldo přímo nezasahuje do rozhodovacích procesů, ale výrazně pomáhá v oblasti kontroly a přehledu.

Velkým přínosem je také možnost sdílet digitální přehledy s investory, kteří oceňují, že mají všechny podklady přehledně v elektronické podobě.

„Investor je také rád za přehledové soubory v digitální verzi.“
— František Hanzlík, majitel společnosti Komplet služby s.r.o.

Když je potřeba vrátit se v čase

Záznamy v aplikaci Buldo firma často využívá pro zpětný náhled provedených prací. I když zatím nebylo nutné systém použít přímo při řešení reklamace, slouží jako spolehlivý archiv a důkazní materiál.

„Často ho využívám pro zpětný náhled provedených prací.“
— František Hanzlík, majitel společnosti Komplet služby s.r.o.

V prostředí servisních zakázek, kde se firma pravidelně vrací ke stejným objektům, je možnost rychle dohledat historii zásahů zásadní výhodou.

Co Buldo firmě Komplet služby s.r.o. skutečně přineslo

Jaké vlastnosti Bulda firma oceňuje

• Jednoduchost – rychlá orientace bez složitého školení.
• Přehlednost – všechny zakázky na jednom místě.
• Rychlé nasazení – během několika dnů plně v provozu.
• Úspora času – konec ruční administrativy.
• Spolehlivá podpora – bezproblémová komunikace s týmem Buldo.

Jaký má Buldo reálný dopad na fungování firmy

Pro firmu Komplet služby s.r.o. znamenalo zavedení elektronického stavebního deníku přechod od roztříštěné papírové evidence k jednoduchému digitálnímu systému, který přinesl přehled, časovou úsporu a profesionální úroveň vedení dokumentace.

V prostředí, kde se realizuje velké množství menších servisních zakázek, se aplikace Buldo stala praktickým nástrojem každodenní práce – bez zbytečné složitosti, ale s reálným přínosem pro řízení firmy.

Z pohledu majitele firmy je největší hodnotou časová úspora a přehlednost.

„Pro mě osobně je největší přínos úspora času, lepší přehled a jasný soupis použitých materiálů.“
— František Hanzlík, majitel společnosti Komplet služby s.r.o.

Místo ruční administrativy se může více soustředit na řízení firmy, rozvoj zakázek a obchodní aktivity.

„Buldo bych doporučil i dalším firmám. S programem se pracuje velice dobře a je jednoduchý na používání.“
— František Hanzlík, majitel společnosti Komplet služby s.r.o.

O společnosti Komplet služby s.r.o.

Společnost Komplet služby s.r.o. byla založena v Plzeňském kraji a dnes patří mezi stabilní firmy ve svém oboru. Mezi hlavní činnosti patří instalace vody, odpadu, plynu, topení a klimatizace, správa a údržba objektů, ale také instalace průmyslových strojů a zařízení.