Jak digitální systém nahradil papírové deníky a přinesl pořádek do správy veřejného prostoru

Udržet pořádek ve veřejném prostoru a mít přehled o stovkách činností, smluvních závazků a operativních zásahů není jednoduché. Veřejný prostor je živý organismus, který se mění každý den a vyžaduje jasná pravidla, spolehlivou evidenci i rychlou reakci, když se něco pokazí. Právě proto se jeden z provozovatelů veřejného prostoru rozhodl nahradit papírovou evidenci digitálním nástrojem.

V této případové studii se podíváme, jak nasazení aplikace Buldo zjednodušilo úředníkům každodenní práci, přineslo pořádek do agendy zeleně a čistoty, zamezilo dohadům při fakturaci a zvýšilo transparentnost celé správy veřejného prostoru.

Papírové deníky přestaly stačit moderní správě veřejného prostoru

Veřejný prostor se mění každý den, ale systém, který měl jeho správu evidovat, často fungoval podle pravidel minulého století. Většina agendy byla vedena ručně v papírových stavebních denících, které fyzicky putovaly mezi firmami a úředníky. Docházelo ke zpožděním, zápisy byly doplňovány zpětně a jakákoliv kontrola dat trvala i několik dní. Vznikal prostor pro chyby, nejasnosti při fakturaci i ztrátu důležitých informací. Rychlá reakce na aktuální situace byla téměř nemožná.

S rostoucími nároky na efektivitu, transparentnost a dohledatelnost bylo jasné, že papírové deníky už nestačí. Úřad proto zvolil přechod na elektronický stavební deník, který přináší digitální evidenci, snadnou dostupnost dat a možnost rychlého vyhledání jakéhokoliv zápisu. Díky tomu se zlepšila nejen každodenní operativa, ale i kontrola nad zakázkami a komunikace se zhotoviteli. Digitální nástroj tak zásadně proměnil způsob, jakým dnes veřejná správa řídí své projekty.

Digitální řešení, které obstálo ve veřejné správě

Při výběru digitálního nástroje, který měl nahradit papírové stavební deníky, byla klíčová kombinace několika parametrů: jednoduchost, přehlednost, cenová dostupnost a možnost využití napříč různými agendami i uživatelskými skupinami. V prostředí veřejné správy, kde je důraz kladen na transparentní hospodaření a předvídatelnost nákladů, hraje roli i licencování – složité cenové modely nebo vysoké provozní náklady jsou překážkou. Bylo proto nutné zvolit takové řešení, které bude nejen funkčně vyhovovat, ale zároveň obstojí i při srovnání poměru cena/výkon.

Volba padla na elektronický stavební deník Buldo, který zaujal svým intuitivním ovládáním, funkčností a především dostupností – jako webová aplikace je přístupný odkudkoliv, na jakémkoliv zařízení a bez nutnosti instalací či složité správy. Systém se nejprve nasadil v agendě zeleně a čistoty, kde rychle prokázal svou praktičnost při každodenní evidenci prací. Později přibyl i samostatný projekt pro správu veřejných parků, což ukázalo, že řešení je vhodné i pro další oblasti správy veřejného prostoru. Díky přehlednosti, flexibilitě a transparentní cenové politice se Buldo osvědčilo jako ideální nástroj pro moderní digitalizaci ve veřejném sektoru.

Přechod na elektronický stavební deník proběhl bez komplikací

Zavedení elektronického deníku proběhlo hladce a bez nutnosti zdlouhavého školení. Všichni zaměstnanci byli s novým systémem seznámeni během jednoho úvodního setkání, kde si společně prošli základní principy – jak funguje Timeline, jak se zapisuje do deníku, jak využívat elektronické podpisy a co znamenají notifikace. Díky přehlednému rozhraní a intuitivnímu ovládání si uživatelé osvojili práci v systému velmi rychle (včetně těch, kteří s digitální evidencí dosud neměli zkušenosti).

Přednastavené karty podle typu činnosti, jako je docházka nebo počasí, navíc umožnily začít téměř okamžitě – bez potřeby cokoli složitě nastavovat nebo vymýšlet. Digitální deník se tak přirozeně začlenil do každodenní praxe. Uživatelé přesně vědí, kde najdou potřebné informace, jak zadat nový úkol nebo provést kontrolu. Elektronická evidence se rychle stala nejen funkčním nástrojem, ale také oporou v komunikaci, plánování a zpětné kontrole činností ve správě veřejného prostoru.

Elektronický stavební deník jako každodenní nástroj v terénu i kanceláři

Digitální deník se stal pevnou součástí každodenní práce napříč celým týmem – od referentů a technických pracovníků až po externí dodavatele a jejich subdodavatele. Každý uživatel má přístup ke svým úkolům, může v reálném čase sledovat stav prací a přidávat záznamy podle aktuální situace v terénu. Systém zjednodušuje interní komunikaci, zvyšuje přehlednost a výrazně urychluje reakce na podněty z provozu. V blízké době se plánuje jeho rozšíření i do dalších oblastí, například evidence dětských hřišť nebo mobiliáře, čímž vznikne ucelený systém pro správu veřejného prostoru.

Zápisy do elektronického stavebního deníku probíhají podle předem stanoveného postupu. Odpovědný pracovník nejprve zadá plán prací na určité časové období. Zhotovitelé poté průběžně evidují, co bylo skutečně provedeno. Na konci měsíce dochází ke kontrole – soupis prací se porovnává se zápisy v systému, aby bylo možné ověřit soulad s realitou a připravit podklady k fakturaci. Významnou roli hrají také automaticky generované informace o počasí, které usnadňují obhajobu pracovních podmínek – například při sekání trávy je možné zpětně doložit, proč nemohlo být vše dokončeno podle původního plánu.

Transparentnost, operativa a jistota v rozhodování

Systém se osvědčil i při řešení podnětů ze strany vedení samosprávy – ať už jde o náhlé změny priorit nebo požadavky na rychlé zásahy v terénu. Díky online zápisům a připojené fotodokumentaci je možné jednoduše doložit, že byl úkol přijat, zadán k realizaci a následně splněn. Elektronická evidence tak nejen zpřehledňuje procesy, ale také chrání zaměstnance i dodavatele – všechna rozhodnutí a postupy jsou zpětně dohledatelná a podložená konkrétními daty.

Funkce Timeline hraje klíčovou roli při řešení mimořádných událostí. Například v oblasti čistoty, kdy je potřeba rychle reagovat na hlášení černých skládek nebo jiné akutní situace. Notifikace zajistí, že se o novém úkolu okamžitě dozví všichni dotčení uživatelé, což umožňuje efektivní koordinaci napříč týmem. Kromě toho systém slouží jako úložiště důležitých dokumentů – smluv, pasportů i dalších podkladů, které jsou tak dostupné všem oprávněným osobám na jednom místě.

Součástí elektronického deníku je také fotodokumentace prací. Dodavatelé pravidelně zaznamenávají stav „před a po“ a přikládají fotografie přímo k zápisům. V případě reklamací nebo stížností od obyvatel slouží tyto snímky jako důkazní materiál, který potvrzuje provedení prací. Namísto slovních dohadů má úřad v ruce konkrétní a ověřitelné podklady – a to přispívá k větší důvěře, přehlednosti i profesionálnímu fungování celé správy.

Důvěra, která stojí na datech

Největší přínos elektronického stavebního deníku Buldo spočívá v operativnosti a dostupnosti dat. Tam, kde dříve trvala kontrola záznamů i několik dní, má dnes vedení samosprávy přístup ke všem informacím okamžitě – včetně historie, fotodokumentace a jednotlivých zápisů. Každý úkol je zaznamenán, každá změna zpětně dohledatelná. Komunikace se zhotoviteli je přehlednější, kontrola fakturací výrazně efektivnější a důkazní materiály jsou dostupné bez zbytečných průtahů. Díky elektronickým podpisům a notifikacím odpadají výmluvy typu „já o tom nevěděl“. Buldo navíc pomáhá i při mimořádných situacích, kdy je potřeba jednat rychle – upozornění z Timeline dorazí všem zúčastněným během několika vteřin. To vše vede k lepší organizaci, větší kontrole a výraznému posunu v transparentnosti celé správy veřejného prostoru.

Funkce, které se nejvíce využívají:

• stavební deník,
• timeline,
• dokumenty,
• automatické počasí,
• a elektronické podpisy.

Tyto funkce umožňují efektivně řídit úkoly, koordinovat tým, archivovat důležité informace a mít všechny klíčové záznamy na jednom místě.

Doporučení nejen pro městské části a obce

Zkušenosti s využíváním elektronického stavebního deníku Buldo hodnotí vedení samosprávy velmi pozitivně. Aplikace funguje spolehlivě a bez nutnosti neustálé technické podpory. Pokud je potřeba cokoli řešit, podpora reaguje rychle, věcně a srozumitelně.

Právě tyto zkušenosti vedou k jednoznačnému doporučení pro každého, kdo hledá jednodušší způsob, jak spravovat veřejný prostor.

Digitální deník se ukázal jako přínosný nástroj pro každodenní provoz. Pomáhá zjednodušit administrativu, zpřehlednit kontrolní mechanismy a zvýšit důvěru mezi samosprávou, dodavateli i veřejností. Přechod na elektronický deník přinesl výsledky velmi rychle – i proto jej uživatelé doporučují i dalším samosprávám, které řeší podobné výzvy.