Jak Akvahelp Metal zpřehledňuje evidenci zakázek pomocí elektronického stavebního deníku

S Ing. Alexandrem Malyrzem, manažerem prodeje a rozvoje společnosti Akvahelp Metal, jsme si povídali o tom, jak firma přistupuje k evidenci zakázek, proč začala hledat digitální řešení a jak probíhá postupné zavádění aplikace Buldo do praxe.

Akvahelp Metal se specializuje na návrh, výrobu a realizaci nerezových bazénů včetně kompletní technologie úpravy vody. Firma zajišťuje celý proces od projekce přes výrobu až po samotnou montáž – často v režimu generální dodávky. Realizuje široké spektrum projektů – od privátních bazénů až po veřejné zakázky, jako jsou wellness centra nebo hotelové komplexy. Typickým znakem jejich práce jsou individuální řešení na míru a technologicky náročné realizace.

Když se informace začnou ztrácet mezi nástroji

Před zavedením digitálního řešení firma evidovala zakázky kombinací několika nástrojů – Excelu, e-mailové komunikace, sdílených úložišť a částečně i papírové dokumentace. S rostoucím počtem projektů se ale začal projevovat zásadní problém: informace byly rozptýlené napříč různými kanály a jejich dohledání bylo časově náročné.

„V jednu chvíli jsme měli informace všude – ale vlastně nikde, kde bychom je opravdu potřebovali.“
— Ing. Alexandr Malyrz, Akvahelp Metal

Největší výzvou byla koordinace více zakázek a týmů současně. Komunikace mezi kanceláří a terénem probíhala přes telefon, e-mail nebo WhatsApp, což sice fungovalo operativně, ale chyběl jednotný systém, který by vše propojil, uchoval a zpřehlednil.

Právě v tomhle bodě začíná dávat smysl digitální nástroj, který sjednocuje komunikaci, dokumentaci i průběh zakázky do jednoho systému. Jedním z nástrojů, který firmě pomáhá situaci řešit, je elektronický stavební deník Buldo. Ten umožňuje vést evidenci zakázek online a mít všechny informace dostupné na jednom místě.

Impuls ke změně: potřeba mít vše na jednom místě

Impuls ke změně byl poměrně jasný – s rostoucím množstvím zakázek přestával dosavadní způsob evidence stačit.

Firma hledala řešení, které by sjednotilo komunikaci, zpřehlednilo průběh zakázek a zajistilo, že se k informacím bude možné kdykoliv rychle vrátit – ideálně v reálném čase a na jednom místě.

Proč padla volba na Buldo

Při výběru řešení hrála klíčovou roli praktičnost.

„Dávalo nám to největší smysl z pohledu praxe – jednoduché, rychlé nasazení a zaměřené přímo na stavební provoz.“
— Ing. Alexandr Malyrz, Akvahelp Metal

Při výběru hrála roli především jednoduchost použití v terénu, možnost pořizovat fotodokumentaci a mít všechny zakázky přehledně na jednom místě.

Jak v Akvahelp využívají elektronický stavební deník

V současnosti firma využívá Buldo především jako digitální alternativu k papírovému montážnímu deníku. Elektronický stavební deník, respektive jeho digitální online podoba, slouží jako centrální místo pro evidenci zakázek, komunikaci i dokumentaci z realizace.

V praxi to znamená, že informace o zakázkách už nejsou rozptýlené v e-mailech a zprávách, ale dostupné na jednom místě. Týmy tak tráví méně času dohledáváním informací a mají větší jistotu, že pracují s aktuálními daty. Právě tady se ukazuje hlavní přínos digitálního stavebního deníku – mít všechny informace o zakázce na jednom místě a okamžitě dostupné pro všechny zúčastněné.

Aplikaci používají:

• vedení firmy,
• projektoví manažeři,
• stavbyvedoucí,
• i montážní týmy.

Největší přínos společnost Akvahelp vidí především v lepším přehledu nad zakázkami, rychlejší komunikaci mezi jednotlivými týmy a také v možnosti se kdykoliv zpětně vrátit k informacím a průběhu realizace.

Realita zavádění: kde se láme přínos

Zkušenost společnosti Akvahelp Metal zároveň ukazuje důležitou věc, která je pro podobné firmy zásadní:

samotné nasazení nástroje nestačí – klíčové je jeho reálné využívání v terénu.

Firma je aktuálně ve fázi postupného rozšiřování mezi montážní týmy a zatím neproběhlo kompletní zaškolení všech pracovníků.

To se promítá i do praxe:

• množství zaznamenaných informací je zatím omezené,
• systém není využíván v plném rozsahu,
• a přínosy se zatím neprojevují naplno.

V důsledku toho firma zatím nevyužila Buldo například při řešení reklamací nebo jako důkazní nástroj.

Přínosy Bulda v praxi a prostor pro jeho plné využití

I přes částečné nasazení firma potvrzuje, že Buldo má potenciál:

• sjednotit evidenci zakázek,
• zlepšit komunikaci mezi týmy,
• a přinést větší kontrolu nad realizací.

Zároveň ale platí, že bez plného zapojení všech pracovníků přetrvává určitá míra chaosu v informacích.

Spolupráce s týmem Buldo a doporučení

Z pohledu spolupráce hodnotí Akvahelp Metal komunikaci s týmem Buldo pozitivně.

„Při požadavku na doplnění funkcionality nám tým Buldo vyšel vstříc.“
— Ing. Alexandr Malyrz

Firma oceňuje ochotu reagovat na požadavky a řešit konkrétní potřeby v praxi.

Přestože je firma zatím ve fázi postupného zavádění, vnímá aplikaci Buldo jako nástroj s potenciálem pro širší využití – a to nejen ve vlastní praxi, ale i napříč oborem.

„Vidím v tom potenciál i pro další subjekty.“
— Ing. Alexandr Malyrz

Tato případová studie ukazuje, že digitalizace stavební nebo montážní firmy není jednorázový krok, ale postupný proces. Samotný nástroj může být zvolený správně, skutečný přínos se ale projeví až ve chvíli, kdy se stane přirozenou součástí každodenní práce všech týmů.

Zkušenost společnosti Akvahelp Metal potvrzuje, že digitální stavební deník dává smysl především ve chvíli, kdy ho lidé skutečně používají v praxi. Rozhodující je přehlednost, dostupnost informací a jednoduché ovládání i přímo na stavbě.

Jakmile si týmy nástroj osvojí, začínají se naplno projevovat jeho přínosy – lepší kontrola nad zakázkami, méně chyb a výrazně efektivnější komunikace napříč projektem.

O společnosti Akvahelp Metal spol. s r.o.

Akvahelp Metal je úspěšná česká společnost působící na trhu více než 30 let, která se zaměřuje na výrobu a realizaci nerezových bazénů a technologií úpravy vody. Specializuje se na komplexní dodávky projektů na míru – od návrhu až po realizaci – a podílí se na privátních i veřejných zakázkách v oblasti wellness a bazénových technologií.